Whistleblowing

Erklärung zur italienischen gesetzesvertretenden Verordnung Nr. 24 vom 10. März 2023 (Whistleblowing-Verordnung)

Gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, wurde die gesetzesvertretende Verordnung Nr. 24 vom 10. März 2023 (im Amtsblatt der italienischen Republik Nr. 63 vom 15. März 2023) zur „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zur Festlegung von Bestimmungen über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden“ (die so genannte Whistleblowing-Verordnung)“ erlassen.

Die INTRAC S.p.A. hat als private Akteurin, die zur Anwendung der oben genannten gesetzlichen Regelungen verpflichtet ist, ein spezielles Protokoll erstellt, das die Übermittlung von und den Umgang mit Meldungen von Mitarbeitern und ihnen gleichgestellten Personen über rechtswidriges Verhalten regelt, die aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses und/oder eines gleichwertigen Verhältnisses zu INTRAC davon Kenntnis erlangt haben („Whistleblowing“), wobei den Hinweisgebern ein angemessener Schutz geboten wird, damit sie keinen nachteiligen Folgen ausgesetzt sind.

Dieses Protokoll wird insbesondere im allgemeinen Interesse der Integrität, der Rechtmäßigkeit und der guten Leistungen des Unternehmens erstellt, wobei gleichzeitig die Rechte, die Identität und die Vertraulichkeit von Hinweisgebern geschützt werden.

Die INTRAC S.p.A. geht daher davon aus, dass

• die neuen Vorschriften ein Instrument zur Bekämpfung (und Verhinderung) von Korruption und Missständen im öffentlichen und privaten Sektor sind;
• Hinweisgeber Informationen liefern, die zur Untersuchung, Aufdeckung und Verfolgung von Regelverstößen führen können, und damit die Grundsätze der Transparenz und Rechenschaftspflicht demokratischer Institutionen stärken;
• die neuen Vorschriften darauf abzielen, den Schutz von Personen, die nachteilige Situationen melden, zu gewährleisten - sowohl im Hinblick auf die Vertraulichkeit als auch auf den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen;
• der Schutz des Hinweisgebers auf alle Personen ausgedehnt wurde, die auch nur vorübergehend in einem Beschäftigungsverhältnis mit einer Behörde oder einer privaten Einrichtung stehen, auch wenn sie nicht den Status eines Arbeitnehmers haben (wie Freiwillige, bezahlte oder unbezahlte Praktikanten, Selbstständige, die für den freien Privatsektor tätig sind, Freiberufler und Berater, die für den freien Privatsektor tätig sind), darüber hinaus auf Mitarbeiter in der Probezeit sowie Personen, die noch nicht in einem Rechtsverhältnis zu den vorgenannten Unternehmen stehen oder deren Verhältnis beendet ist, wenn die Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen bzw. im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses erworben wurden (Hinweisgeber);
• die Whistleblowing-Verordnung festlegt, dass Informationen über Verstöße gegen nationale und europäische Vorschriften, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität des privaten Unternehmens schaden, einschließlich begründeter Verdachtsfälle, die innerhalb der Organisation des Unternehmens begangen werden, mit dem der Hinweisgeber eine der vom Gesetzgeber in Betracht gezogenen qualifizierten Rechtsbeziehungen unterhält, Gegenstand einer Meldung sein können;
• sich Informationen über Verstöße (zivilrechtliche Verstöße, Ordnungswidrigkeiten, rechtswidriges Verhalten im Sinne der italienischen gesetzesvertretenden Verordnung Nr. 231/2001, Verstöße gegen die in der italienischen gesetzesvertretenden Verordnung Nr. 231/2001 vorgesehenen Organisations- und Verwaltungsmodelle) auf Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen beziehen müssen, von denen der Hinweisgeber im beruflichen Kontext Kenntnis erlangt hat, und auch Verstöße betreffen können, die noch nicht begangen wurden, von denen der Hinweisgeber aber aufgrund konkreter, im beruflichen Kontext gewonnener Erkenntnisse vernünftigerweise annimmt, dass sie begangen werden könnten;
• der Gesetzgeber vorgesehen hat, dass innerhalb der Einrichtungen, für die die gesetzlichen Regelungen gelten, spezifische „interne Kanäle“ für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen eingerichtet werden müssen;

Zu diesem Zweck wurde die Aufsichtsstelle (AS), eine Drittstelle gegenüber den Organen der Gesellschaft, eingesetzt, um die korrekte Anwendung des Modells 231 zu überwachen. Darüber hinaus wurde ein spezieller E-Mail-Kommunikationskanal unter all’indirizzo whistleblowing@intrac.it eingerichtet.

Die Meldungen sind daher vom Hinweisgeber per E-Mail an die AS unter folgender Adresse zu senden: whistleblowing@intrac.it. 

Diese Mitteilung sollte so detailliert wie möglich sein, um die Bearbeitung der Meldungen präziser und effizienter zu gestalten und den für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen die Prüfung des Sachverhalts zu ermöglichen.
Insbesondere müssen:

• die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich das gemeldete Ereignis ereignet hat;
• die Beschreibung der erhobenen Vorwürfe;
• die Angaben zur Person oder anderer Tatsachen, die eine Identifizierung der Person ermöglichen, der die gemeldeten Vorwürfe zuzuordnen sind,
  eindeutig sein;

Es wird davon ausgegangen, dass der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Übermittlung der Meldung einen vernünftigen und fundierten Grund zu der Annahme haben muss, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße wahr sind und in den Anwendungsbereich der einschlägigen gesetzlichen Regelungen fallen.

Die AS, die über die Identität des Hinweisgebers wacht, nimmt die Meldungen entgegen und verwaltet sie, identifiziert dann innerhalb des Unternehmens die von ihnen direkt betroffenen Stellen und sorgt gemeinsam mit ihnen für die anschließende Analyse und - falls erforderlich - die Festlegung geeigneter Abhilfemaßnahmen.
Ist der Gegenstand der Meldung nicht hinreichend detailliert, hat die AS das Recht, vom Hinweisgeber zusätzliche Angaben zu verlangen, damit sie eine vollständige Untersuchung der Umstände der Meldung durchführen kann.

Die AS führt eine vorläufige Überprüfung und Analyse der Rechtmäßigkeit der Meldung durch, leitet die Untersuchung der gemeldeten Tatsachen und/oder Verhaltensweisen unter Beachtung der Grundsätze der Unparteilichkeit, der Vertraulichkeit und der Transparenz ein und unterrichtet den Hinweisgeber über den Stand der Untersuchung in Bezug auf die wichtigsten Punkte. Die AS ist insbesondere für die folgenden Maßnahmen zuständig:

• dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung eine Empfangsbestätigung auszustellen und die Bearbeitung der Meldung zu bestätigen;
• den Kontakt mit dem Hinweisgeber aufrechtzuerhalten;
• die eingegangenen Meldungen vollständig und korrekt weiterzuverfolgen;
• dem Hinweisgeber gegebenenfalls eine Rückmeldung über das Ergebnis der Meldung zu geben.

INTRAC S.p.A.