Whistleblowing

Information sur le décret législatif italien n° 24 du 10 mars 2023 (Décret sur le lancement d’alerte)

Conformément à la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, l’Italie a promulgué le décret législatif n° 24 du 10 mars 2023 (publié dans la Gazzetta Ufficiale de la République italienne n° 63 du 15 mars 2023) pour l’« Application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union et aux dispositions concernant la protection des personnes qui signalent des violations du droit national (dit décret sur le lancement d’alerte) ».

INTRAC S.p.A., en tant qu’entité privée tenue d’appliquer la législation susmentionnée, a élaboré un protocole spécial visant à réglementer la présentation et la gestion des signalements de comportements illicites effectués par les employés et les personnes assimilées qui en ont eu connaissance dans le cadre de leur relation de travail et/ou assimilée avec INTRAC (« lancement d’alerte »), en offrant une protection adéquate aux auteurs de signalement afin qu’ils ne soient pas exposés à des conséquences préjudiciables.

En particulier, ce protocole est établi dans l’intérêt général de l’intégrité, de la légalité et des bons résultats de l’entreprise, tout en protégeant les droits, l’identité et la confidentialité des auteurs de signalement.

INTRAC S.p.A., par conséquent, compte tenu que

• la nouvelle réglementation est un outil pour combattre (et prévenir) la corruption et la mauvaise administration dans les secteurs public et privé ;
• les auteurs de signalement fournissent des informations qui peuvent conduire à des enquêtes, à la détection et à la poursuite des violations des règles, renforçant ainsi les principes de transparence et de responsabilité des institutions démocratiques ;
• l’objectif de la nouvelle réglementation est d’assurer la protection des personnes qui signalent des situations préjudiciables, à la fois en termes de protection de la confidentialité et de protection contre les représailles ;
• la protection de l’auteur de signalement a été étendue à toutes les personnes qui sont, ne serait-ce que temporairement, dans une relation de travail avec une administration ou une entité privée, même si elles n’ont pas le statut d’employé (comme les bénévoles, les stagiaires, qu’ils soient rémunérés ou non, les travailleurs indépendants qui effectuent leur travail pour des entités du secteur privé, les professions libérales et les consultants travaillant pour des entités du secteur privé), les personnes en période d’essai, ainsi que celles qui n’ont pas encore de relation juridique avec les entités susmentionnées ou dont la relation a pris fin si, respectivement, des informations sur des violations ont été acquises au cours du processus de sélection ou d’autres étapes précontractuelles ou au cours de la relation de travail (auteurs de signalement) ;
• le décret sur le lancement d’alerte établit que le signalement concerne les informations sur les violations, y compris les soupçons fondés, des lois nationales et de l’Union européenne qui portent atteinte à l’intérêt public ou à l’intégrité de l’entité privée, commises au sein de l’organisation de l’entité avec laquelle l’auteur de signalement entretient l’une des relations juridiques qualifiées envisagées par le législateur ;
• les informations sur les violations (infractions civiles, infractions administratives, comportements illicites relevant du décret législatif italien n° 231/2001, violations des modèles d’organisation et de gestion prévus par le décret législatif italien n° 231/2001) doivent concerner des comportements, des actes ou des omissions dont l’auteur de signalement a eu connaissance dans le cadre du travail et peuvent également concerner des violations qui n’ont pas encore été commises, mais dont l’auteur de signalement pense raisonnablement qu’elles pourraient être commises sur la base d’éléments concrets appris dans le cadre de son travail ;
• le législateur a prévu que des « canaux internes » spécifiques doivent être mis en place au sein des entités auxquelles la législation s’applique pour recevoir et traiter les signalements ;

par la présente communication, informe que dans le cadre de son modèle d’organisation, de gestion et de contrôle 231, un protocole spécifique a été défini pour la gestion des signalements et la protection de l’identité de l’auteur de signalement et de sa confidentialité.

À cette fin, le comité de surveillance (CS), organe tiers par rapport aux entités de l’entreprise, préposé à la supervision de l’application correcte du modèle 231, a été nommé responsable du traitement des signalements. En outre, un canal de communication spécial par courrier électronique a été mis en place à l’adresse suivante : whistleblowing@intrac.it.

Cette communication doit être aussi détaillée que possible afin de rendre la gestion des signalements plus précise et efficace et de permettre l’examen des faits de la part des personnes compétentes pour recevoir et traiter les signalements.
En particulier, il faut établir clairement :

• les circonstances de temps et de lieu dans lesquelles l’événement signalé s’est produit ;
  la description du fait ;
• les données personnelles ou autres éléments permettant d’identifier la personne à laquelle les faits signalés sont attribués.
• Il est entendu qu’au moment de l’envoi de la communication, l’auteur de signalement doit avoir des raisons raisonnables et fondées de croire que les informations sur les violations signalées sont vraies et entrent dans le champ d’application de la législation pertinente.

Le CS, qui assurera la protection de l’identité de l’auteur de signalement, recevra et gérera les signalements, puis identifiera au sein de la société les entités directement concernées par ces signalements, et procédera avec elles à l’analyse ultérieure et à la définition - si nécessaire - des actions correctives appropriées.
Lorsque l’objet du signalement n’est pas suffisamment détaillé, le CS a le droit de demander des éléments supplémentaires à l’auteur de signalement afin de pouvoir mener une enquête complète sur les circonstances signalées.

Le CS procédera à une vérification et à une analyse préliminaires de la légitimité du signalement et lancera l’enquête sur les faits et/ou les comportements signalés dans le respect des principes d’impartialité, de confidentialité et de transparence, en informant l’auteur de signalement de l’évolution de l’enquête sur les points principaux. En particulier, le CS sera chargé des activités suivantes :

• délivrer à l’auteur de signalement un accusé de réception et de prise en charge du signalement dans un délai de sept jours à compter de sa réception ;
• maintenir la communication avec l’auteur de signalement ;
• assurer un suivi complet et correct des signalements reçus ;
• le cas échéant, fournir un retour d’informations à l’auteur de signalement sur l’issue du signalement.